Общи условия

ПОЛИТИКА ЗА ЗАЩИТА НА ЛИЧНИТЕ ДАННИ

Рацио 4711 Инк ЕООД е дружество с над 20 годишен опит в oбластта на счетоводните услуги и услугите, свързани с човешките ресурси. Дружеството зачита неприкосновеността на личните данни, обработвани при и по повод предоставяне на счетоводни услуги и услуги, свързани с човешките ресурси, както и осъществяване на други, свързани с това дейности, и гарантира в максимална степен защитата им. Настоящата Политика за защита на личните данни и поверителност се основава на изискванията на Регламент (ЕС) 2016/679 на Европейския парламент и на Съвета от 27 април 2016 г. относно защитата на физическите лица във връзка с обработването на лични данни и относно свободното движение на такива данни и за отмяна на Директива 95/46/EО („Регламент (ЕС) 2016/679”).

Данни за контакт с Отговорник по защита на данните:

С нашият Отговорник по защита на данните можете да се свържете директно тук:
Г-н Антон Ризов, на телефон: 02/8231384, или да ни пишете на адрес:

гр. София, ул. „Пиротска“ №120 вх. Б, ап. 3, или имейл адрес anton@ratio4711.com

Настоящата Политика има за цел да Ви информира за начина, по който обработваме Вашите лични данни в качеството на Администратор и на Обработващ, както и за Вашите права. Нашата политика включва подписването на документ - споразумение за съгласие за обработването на данни свързани с персонала, клиентите, доставчиците и с управителите на фирмите. Работодателят дава техните лични данни, като име, ЕГН, адрес, банкова информация и всички други необходими данни, който са необходими за нормално функциониране на работата, включваща труд и работна заплата на личния състав на съответното дружество.

Какво означават:

„Лични данни“

„Лични данни“ са всяка информация, с която едно физическо лице може да бъде идентифицирано пряко или косвено по един или повече признаци, характерни за личността – като например: име, идентификационен номер/ЕГН, данни за контакт - местонахождение/пощенски адрес, телефонен номер, email адрес, онлайн идентификатор/IP адрес и др. Тези признаци може да са част от физическата, физиологичната, генетичната, психическата, умствената, икономическата, културната или социална идентичност на физическото лице.

„Администратор“

„Администратор“ е всяко физическо или юридическо лице, публичен орган, агенция или друга структура, която сама или съвместно с други определя целите и средствата за обработването на лични данни; когато целите и средствата за това обработване се определят от правото на ЕС или правото на Република България, администраторът или специалните критерии за неговото определяне могат да бъдат установени в правото на Европейския съюз или в правото на Република България;

„Обработващ“

„Обработващ“ е физическо или юридическо лице, публичен орган, агенция или друга структура, която обработва лични данни от името на администратора.

„Субект на данни“

„Субект на данни“ е физическо лице, което е идентифицирано или което може да бъде идентифицирано въз основа на определена информация, представляваща лични данни пряко или непряко;

„Обработване на лични данни“

„Обработване на лични данни“ е съвкупността от действия, извършвани с лични данни или набор от лични данни като събиране, записване, организиране, структуриране, съхранение, адаптиране или промяна, извличане, консултиране, употреба, разкриване чрез предаване, разпространяване или друг начин, по който данните стават достъпни, подреждане или комбиниране, ограничаване, изтриване или унищожаване.Какви лични данни обработваме?

„Лични данни“ означава всяка информация за Вас, от която бихте могли да бъдете идентифицирани, включително информация, която може да бъде защитена съгласно приложимото национално и европейско законодателство.

Личните данни, които събираме и обработваме от Вас са:

Категория лични данни:

  1. Клиенти и потребители: идентификационни данни; данни за контакт, осъществяване на кореспонденция и организиране на куриерски/пощенски пратки.
  2. Служители/работници: идентификационни данни, данни за кореспонденция, данни от CV/автобиография, снимка и мотивационно писмо, семейно положение, образование и квалификация, професионален опит, лични умения и качества; командировки/пътувания; икономическа и финансова информация. Специални категории данни, които обработваме за служители/работници: данни относно здравен статус, данни относно деца (във връзка с администриране на трудовите/гражданските ни правоотношения с Вас).
  3. Кандидати за работа: данни от CV/автобиография, снимка и мотивационно писмо, семейно положение, образование и квалификация, професионален опит, лични умения и качества.

Източник: данните получаваме от субекта на данни и от обществено достъпен източник – Търговски регистър към Агенция по вписванията.

Защо се обработват личните данни и за какви цели ще бъдат използвани:

Като Администратор на лични данни Рацио 4711 Инк ЕООД използва и обработва лични данни за целите на администриране на трудовото (гражданското) правоотношение със своите служители.

Основанието, което дава право на счетоводна къща Рацио 4711 Инк ЕООД да обработва Вашите данни е: обработването на Вашите данни е необходимо за изпълнение на договор с Вас; обработването е необходимо и за спазване на законови задължения, възникнали за Рацио 4711 Инк ЕООД. В зависимост от целта, за която се използват данните, правните основания, за да обработваме Ваши лични данни, може да е едно или няколко от изброените:

  • Изпълнение на договор или намерението ни да сключим договор: за да Ви предоставим заявената услуга или за предприемане на стъпки по Ваше искане преди сключването на договор или за да предоставим заявена от Вас услуга, например счетоводно обслужване или обслужване на Персонал и Личен състав;
  • Законово основание: когато обработката на данните се изисква по закон (например при издаването на фактури, изпълнение на задължения, съгласно Закона за счетоводството, Кодекса на труда, за администриране на трудовите правоотношения, Кодекса за социално осигуряване, данъчното законодателство, ДОПК, ЗДДС и др.);
  • Наш законосъобразен интерес, който може да бъде: да осигурим правилното функциониране на сайта, подобряване на нашите услуги (в частност нашите бизнес интереси да можем да разберем по-добре Вашите нужди и очаквания и следователно, да подобрим своите услуги);
  • Вашето съгласие.

Рацио 4711 Инк ЕООД обработва лични данни с цел:

  1. Клиенти и потребители: За да Ви осчетоводяваме текущо вашите документи и да създаваме годишни отчети. Изготвяне на оферти, договори, фактури проформа-фактури, приемо-предавателни протоколи, протоколи за съхранение, както и всякакви други документи, необходимостта от които се поражда във връзка с възникване, съществуване или преустановяване на правоотношения с нас , включително за изпълнение и реализиране на правата и задълженията по тях, в това число и при възникнала задлъжнялост; осъществяване на търговска дейност; осъществяване на финансово-счетоводна и отчетна дейност и услуги, свързани с човешките ресурси и/или извършване на други дейности съгласно Закона за Счетоводството, Национални стандарти за финансови отчети, Международни стандарти за финансови отчети, Кодекс за социалното осигуряване, Кодекс на Труда, Закон за данък върху доходите на физическите лица, Закон за Данък върху добавената стойнлост Закон за корпоративното подоходно облагане, както и други нормативни актове, свързани с осъществяването нормалната дейност на клиентите; осъществяване и защита на законните интереси на Рацио 4711 Инк ЕООД; За да съставяме месечните заплати на вашия персонал, както и всички дейности свързани с Персонала и Личния състав – графици, болнични, заплати, осигуровки, банкова информация на персонала за изплащане на възнаграждения, бонуси и всички нужни документи за назначаването и прекратяването на персонала и др. Изпълнение на законови задължения и отчитане пред държавни и други компетентни органи, институции, организации, учреждения и др. органи на власт; осъществяване на контакт и кореспонденция., с лицата, чиито данни се обработват /субекти на данните/ или с цел разглеждане на възможността за предоставяне на такива услуги на субектите на данните.
  2. Служители: управление на човешките ресурси; осъществяване и администриране на всички дейности, свързани с възникване, изменение и прекратяване на трудови/служебни/граждански правоотношения – вкл. за изработване на всякакви документи в тази връзка (договори, допълнителни споразумения, анекси, документи, удостоверяващи трудов стаж, издаване на служебни бележки, справки, удостоверения и др.); администриране и заверяване на служебни и трудови книжки; във връзка с пенсионна, здравна и социално-осигурителна дейност; за преценка на трудоспособността на служителя/работника; за извършване на подбор на кандидати за работа и на персонал; за финансова и счетоводна дейност; за водене на счетоводна отчетност относно възнагражденията/хонорарите/др. плащания или удръжки на служители/работници по трудови, служебни и граждански правоотношения; организиране на командировки, пътувания и обучения; изпълнение на законови задължения и отчитане пред държавни и други компетентни органи, институции, организации, учреждения и др. органи на власт; администриране на обезщетения, болнични, отпуски и др.; за установяване на връзка по телефон/имейл, за изпращане на кореспонденция, отнасяща се до изпълнение на задълженията му по служебни правоотношения, трудови и граждански договори; извършване на преценка на наличие/липса на конфликт на интереси; за осъществяване и защита на законните интереси на Рацио 4711 Инк ЕООД;
  3. Кандидати за работа: извършване на подбор на кандидати за работа; извършване на преценка на наличие/липса на конфликт на интереси; за осъществяване и защита на законните интереси на Рацио 4711 Инк ЕООД.

Колко време съхраняваме и обработваме лични данни преди да ги унищожим?

За да определим срока за задържане на Вашите лични данни прилагаме следните критерии:

  • При счетоводен абонамент, запазваме Вашите лични данни за срока на договорните отношения, освен когато по закон се изисква по-дълъг срок на съхранение, например по Закона за счетоводството събираме документи за данъчен контрол – до 10 год.;
  • При документи на кандидатствали за работа при нас пазим документите 3 /три/ месеца.

Може да запазим някои лични данни с цел спазване на някои наши законови или регулаторни ангажименти, както и за да можем да управляваме своите права (например, за да подаваме искове в съдилища) или за данъчни и счетоводни цели.

След изтичането на указаните срокове личните данни се анонимизират или унищожават в електронните системи на Дружеството. Хартиените досиета, съдържащи личните данни, също се унищожават.

С кого можем да споделяме лични данни?

Рацио 4711 Инк ЕООД зачита и пази поверителността на личните данни. При спазване на законовите изисквания е възможно Дружеството да разкрие лични данни на държавни и общински органи (НАП, НОИ, МВР, съдебни органи, контролни органи, органи на местното самоуправлениеи др.);

В изпълнение на своите законови задължения, Дружеството може да бъде задължено да разкрие лични данни на субекти или лица по гражданско правоотношение при изрично указание на държавни или общински органи. При разкриване на лични данни на държавни органи ще се стремим да съдействаме на тези органи при техните запитвания, но също така ще се стремим да зачитаме правата и неприкосновеността на личния живот на субектите, доколкото това е възможно и законосъобразно.

  • Банки за нуждите на извършвани плащания на възнаграждения или др.;
  • Куриерски фирми и пощенски оператори – за нуждите на осъществяване на кореспонденция с физическите лица-субекти на данни.

Вашите лични данни могат да се обработват от наше име и от наши доставчици. Можем например да поверим услуги, които изискват обработка на Вашите лични данни, на доставчици на ИТ услуги, хостинг услуги, поддържане на нашите бази данни, софтуер и приложения, които могат да съдържат данни за Вас (такива услуги понякога са свързани с достъп до Ваши лични данни за изпълнението на тези задачи), социални мрежи, уеб аналитик и търсачки, използване на инструменти за прецизиране на съдържание, генерирано от потребители, пощенски услуги и доставки, рекламни, маркетингови, дигитални и социални медийни агенции, които да ни съдействат за организиране на рекламни и маркетингови кампании, за анализиране на тяхната ефективност и управление на Вашите контакти и въпроси, както и на подизпълнители по договор.

Разкриването на данни се осъществява само при наличие на основателна причина за това и въз основа на писмена договореност и ангажимент, поет от получателите на данните да осигурят адекватно ниво на защитата им.

Как защитаваме личните данни?

Рацио 4711 Инк ЕООД се отнася сериозно към защитата на личните данни. Предприемаме подходящи технически и организационни мерки, за да гарантираме изпълнението на изискванията на законодателството за защита на личните данни.

Приели сме необходимите вътрешни политики и сме взели мерки за защитата на личните данни. Служителите ни са добре запознати с изискванията относно защитата на личните данни. Въвели сме множество мерки за ефективното прилагане на принципите за защита на данните, включително, но не само:

  • Гарантиране на постоянна поверителност, цялостност, наличност и устойчивост на системите и услугите за обработване;
  • Мерки в случай на физически или технически инцидент за своевременно възстановяване на наличността и достъпа до личните данни;
  • Вътрешен процес на редовно изпитване, преценяване и оценка на ефективността на техническите и организационните мерки с оглед да се гарантира сигурността на обработването;
  • Мерки, които позволяват да се определи незабавно дали е налице пробив в защитата на личните данни и своевременно да се информира Комисия за защита на личните данни и засегнатите физически лица;
  • Технически и организационни мерки за предотвратяване на случайно или неправомерно унищожаване, загуба, промяна, неразрешено разкриване или достъп до лични данни.

Вашите права по отношение на личните Ви данни

При спазване на българското законодателство, Вие имате следните права спрямо личните Ви данни, обработвани от Рацио 4711 Инк ЕООД:

  1. Да получите достъп до Вашите личните данни, които Дружеството обработва, и да получите копие от тях;
  2. При непълнота или неточност в данните, които Дружеството обработва, личните Ви данни да бъдат коригирани, след представяне на необходимите доказателства за основанието за необходимост от корекция;
  3. Да поискате данните Ви да бъдат заличени, когато са налице условията за това. Такива случаи са: постигната е целта, за която данните са събрани; оттеглили сте съгласието си, когато обработката се базира на съгласие и няма друго законово основание за обработка; данните Ви се обработват незаконосъобразно и други;
  4. В определените от закона случаи да изискате обработката на личните Ви данни да бъде ограничена;
  5. В определените от закона случаи, да направите възражение срещу обработването на Вашите лични данни;
  6. Да упражните правото си на преносимост на данните и да поискате данните Ви да бъдат предоставени в структуриран, общоупотребяван и машинно-четим формат;
  7. Да оттеглите даденото от Вас съгласие, когато обработването на личните Ви данни се основава на съгласие.

Как да се свържете с нас?

В случай че имате въпроси или оплаквания относно настоящата Политика за защита на личните данни и поверителност или начините и целите, за които използваме Вашите лични данни, можете да се свържете с на следния адрес:

гр. София, ул. Пиротска №120, вх. Б, ет. 1, ап. 3, ел. поща: anton@ratio4711.com

Нашият отговорник по защита на данните на личните данни, e Антон Ризов, ел. поща: anton@ratio4711.com.

Актуализиране на политиката за защита на личните данни и поверителността

Настоящата политика може да се актуализира периодично, за да отрази промените в практиките за защита на личните данни на служителите и или клиентите на Рацио 4711 Инк ЕООД.

Политиката е утвърдена със Заповед на управителя Антон Ризов на 25.05.2018 г.

УПОТРЕБА НА БИСКВИТКИ

Бисквитките (cookies) са малки текстови файлове, които уеб сайтът може да запише на Вашия компютър или мобилно устройство, когато посещавате нашия сайт.

Бисквитката ще помогне на сайта да разпознае Вашето устройство следващия път, когато посетите сайта или извършвате действия като регистриран потребител.

Бисквитките изпълняват множество различни функции. Например, те ни помагат да запомним Вашето потребителско име или предпочитания, да анализираме как посетителите ползват сайта.

Бисквитките "помнят" информация относно Вашата текуща сесия - въведени данни във форми, избрани настройки и др.

Как се контролират бисквитките

Ако не желаете да получавате бисквитки, можете да промените настройките на браузъра си, така че да получавате съобщение и искане за потвърждение, когато се изпращат бисквитки от сайта до браузъра.

Можете също да разрешите само на одобрени сайтове да записват бисквитки в браузъра и да блокирате записването на бисквитки от други сайтове.

Вече записаните бисквитки могат да бъдат изтрити от настройките на браузъра.

Конкретните възможности за контрол върху бисквитките зависят от операционната система и браузъра, който използвате.

Ако Вашият браузър не Ви позволява достатъчен контрол върху бисквитките, може да инсталирате и ползвате друг браузър.

Имайте предвид че ако изключите приемането на бисквитки, някои Ваши действия в сайта няма да бъдат възможни и е възможно да наблюдавате отклонения от нормалната му работа.